效能是辦事的效率和工作的能力，是衡量工作結(jié)果的尺度，是效率、效果和效益的集中體現(xiàn)。作為辦公室，人來人往，事來事往，文來文往，如同一部高速運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器，處于內(nèi)部機(jī)構(gòu)的中樞地位，起著承上啟下、溝通內(nèi)外、綜合協(xié)調(diào)、參謀服務(wù)的作用，責(zé)任重大，要求很高。
一、精細(xì)管理，時(shí)間使用率是基礎(chǔ)
在辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾的繁忙工作中，時(shí)間管理至關(guān)重要。一是意識(shí)先行，打有準(zhǔn)備之仗。要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，思想上要有充分的準(zhǔn)備。人們的大腦是一部最精密的計(jì)算機(jī)，一旦我們輸入了時(shí)間管理的程序，就將按照指令要求自動(dòng)的研究和落實(shí)時(shí)間管理措施。管理時(shí)間和“被時(shí)間”管理的工作成效是完全不同的，規(guī)劃好每一分鐘的時(shí)間和每周、每月、每年的計(jì)劃，不讓時(shí)間空過，做到分分鐘有效率、見效果，克服接到工作“等一等再安排、看一看再做”的思想，馬上著手落實(shí)，讓拖延癥遠(yuǎn)離。二是計(jì)劃先行，打有系統(tǒng)之仗。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。領(lǐng)導(dǎo)都有月工作安排、周工作安排，都要事先予以預(yù)排，辦公室工作人員也要有計(jì)劃的預(yù)排。大到階段的計(jì)劃、每月的計(jì)劃，小到每周計(jì)劃、每天的計(jì)劃。工作計(jì)劃的制定要打提前量，年初安排全年的計(jì)劃，3月份安排4月、5月的工作，本周就要預(yù)排下周的內(nèi)容。特別是在工作量比較集中的時(shí)段，要注意動(dòng)態(tài)計(jì)劃的制定，好記性不如爛筆頭。就如某個(gè)一兩天的時(shí)段，領(lǐng)導(dǎo)突然交代較多臨時(shí)交辦的工作，當(dāng)時(shí)就感覺到頭皮發(fā)麻、不知所措，此時(shí)就要坐下來，在筆記本上詳細(xì)安排好工作完成的時(shí)間，甚至可以寫上完成的方法和步驟，當(dāng)心中有數(shù)之后，胸有成竹的感覺更容易見到工作成果?？傊?，計(jì)劃的制定要主動(dòng)、到位，不疏漏。主動(dòng)提供信息、反映情況、出謀劃策、拾遺補(bǔ)缺，主動(dòng)抓反饋、抓督辦，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供多方面保障，促進(jìn)工作落實(shí)，真正做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思、領(lǐng)導(dǎo)未聞?dòng)兴?、領(lǐng)導(dǎo)未示有所為。在主動(dòng)服務(wù)中，還要擺正自己的位置，把握好參謀與決策的關(guān)系，既不畏首畏尾，又不越權(quán)代替，做到到位不越位、參與不干預(yù)、出謀不決策、協(xié)調(diào)不包辦。
二、精巧統(tǒng)籌，資源整合率是方法
善始善終，抓出成效，要順勢(shì)借力，既要發(fā)揮辦公室的牽頭抓總作用，又要充分調(diào)動(dòng)多方資源，形成抓督查、抓落實(shí)的合力。一是學(xué)會(huì)借人力。一個(gè)筷子易折斷，一把筷子抱成團(tuán)。一個(gè)人的時(shí)間、力量在某個(gè)時(shí)空是有限的，需要尋求同事和其他人員的幫助，有效地整合他們的時(shí)間和力量，共同做好服務(wù)工作。在做某項(xiàng)工作的時(shí)候，可讓同事和其他人員幫忙做資料收集、人員聯(lián)絡(luò)等基礎(chǔ)性工作，有效地節(jié)省工作時(shí)間。個(gè)人經(jīng)驗(yàn)得出，辦公室人員的素質(zhì)和效率直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)交辦工作落實(shí)的成效。在平時(shí)工作中，要有意識(shí)地推動(dòng)他們提升寫作、協(xié)調(diào)和溝通的能力，采取點(diǎn)思路、出題目、勤討論等方式，與他們共同提升。二是學(xué)會(huì)借網(wǎng)力。“互聯(lián)網(wǎng)+”的資源給我們提供了很多思路上、工作上的各類資源，充分地予以學(xué)習(xí)和借鑒，必然對(duì)提升效率有百利而無一害。每天要抽出時(shí)間學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容，本著“拿來主義”，汲取精華和有益的經(jīng)驗(yàn)，深入予以實(shí)踐。特別可以創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的模式，利用微信的新媒體，更快捷、零距離的開展工作討論、對(duì)接和多發(fā)溝通。
三、精確達(dá)標(biāo)，目標(biāo)命中率是關(guān)鍵
工作效率的實(shí)現(xiàn)最終還要落在對(duì)工作目標(biāo)命中率的評(píng)估上，效率提升了，成效也要提升。一是不能偏離工作目標(biāo)。前提是要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級(jí)政策落實(shí)、基層期盼等精神要旨，爭(zhēng)當(dāng)有心人。首先要學(xué)會(huì)“悟”，經(jīng)常主動(dòng)的領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的思路要求，進(jìn)行政策的解讀、有效進(jìn)行部門和基層的信息分析，力爭(zhēng)精準(zhǔn)把握工作要求。其次要學(xué)會(huì)“通”，也就是溝通要到位。凡是注重溝通的部門，信息就流暢，內(nèi)部就協(xié)調(diào)，相互就信任，工作就主動(dòng)；反之，缺乏溝通的部門，信息就不暢，領(lǐng)導(dǎo)部署的工作就被動(dòng)難做。注重部門內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)，保持部門內(nèi)部的溝通和配合，建立直接、規(guī)范的信息溝通渠道，構(gòu)筑條塊之間和部門之間工作的交流與溝通平臺(tái)，增加透明度，實(shí)現(xiàn)資源共享，降低工作成本，提高工作質(zhì)量。二是不能出現(xiàn)大的錯(cuò)誤。多年的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，辦公室的工作是難免有錯(cuò)誤，即使在追求零錯(cuò)誤的高標(biāo)準(zhǔn)下，也難免會(huì)有一些小插曲。首先要建立“零缺陷”的工作思想架構(gòu)，全力爭(zhēng)取不出錯(cuò)。其次不能畏錯(cuò)誤如猛虎，要以歸零的心態(tài)去工作。第三要及時(shí)補(bǔ)救，補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)。
辦公室作為企業(yè)的重要綜合協(xié)調(diào)部門，所面臨的環(huán)境越來越復(fù)雜，承擔(dān)的任務(wù)越來越繁重，工作的節(jié)奏越來越快，想干好辦公室工作不是一朝一夕，一蹴而就的，而是要久久為功方能成為合抱之木。